INTRODUCTION

Chez Airobot, nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente politique de confidentialité explique comment nous protégeons vos données personnelles, qui vous pouvez contacter pour plus d’informations et comment vous pouvez exercer vos droits légaux. Si vous nous fournissez des données à caractère personnel concernant d’autres personnes, telles que les utilisateurs du logiciel Airobot (ci-après « l’outil »), veuillez informer ces personnes de notre politique de confidentialité avant de nous confier leurs données à caractère personnel.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de protection de la vie privée en fonction de l’évolution de la législation ou des méthodes de travail internes. Vous pouvez consulter la version la plus récente de notre politique de protection de la vie privée à tout moment sur notre site web.

PARTIE I : AIROBOT EN TANT QUE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Airobot NV. Airobot NV est une société anonyme de droit belge, ayant son siège social à Lichtenberglaan 1090, 3800 Saint-Trond, Belgique, et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0603.992.571.

Ci-après, Airobot NV est désignée par « nous » ou « Airobot ».

BASE JURIDIQUE ET OBJECTIFS DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Finalités du traitement

Nous traitons les données à caractère personnel des clients (potentiels), de leurs personnes de contact et des utilisateurs de l’outil aux fins suivantes :

(1) la conclusion ou l’exécution de notre accord (prestation de services), ainsi que le respect des obligations légales connexes (par exemple, les obligations comptables ou fiscales) ; et

(2) à des fins de marketing direct.

Nous traitons les données personnelles des visiteurs de notre site web qui remplissent le formulaire de contact uniquement dans le but de :

(3) répondre à la demande du visiteur soumise via le formulaire de contact.

Nous traitons les données à caractère personnel des fournisseurs (potentiels) et de leurs personnes de contact aux fins suivantes :

(4) la gestion des achats et des fournisseurs, ainsi que le respect des obligations légales y afférentes (comptabilité, fiscalité, services après-vente).

En outre, nous utilisons des cookies sur notre site web dans le but de :

(5) l’optimisation de notre site web.

Utilisation de cookies analytiques

Notre site web utilise des cookies analytiques, y compris Google Analytics, pour mieux comprendre l’utilisation de notre site web et en améliorer le fonctionnement. Google Analytics recueille, entre autres, des informations sur votre visite de notre site web, telles que l’adresse IP, les pages visitées, l’heure et la durée de la visite, ainsi que le navigateur et l’appareil utilisés.

Nous avons configuré Google Analytics d’une manière respectueuse de la vie privée, notamment :

• activation de l’anonymisation de l’IP ;
• l’exclusion du partage des données avec Google pour ses propres besoins ;
• la conclusion d’un accord de traitement des données avec Google.

Les cookies analytiques ne sont placés qu’après votre consentement via notre bannière de cookies. Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation des cookies dans notre Politique en matière de cookies.

Bien que Google soit une société établie en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »), les données traitées par Google Analytics sont traitées autant que possible au sein de l’EEE. Dans la mesure où des données personnelles sont néanmoins transférées en dehors de l’EEE, cela se fait sur la base de garanties appropriées conformément au GDPR, telles que les clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne.

Les données de l’utilisateur peuvent également être traitées, conformément aux conditions d’utilisation de l’outil, dans le but de :

(6) optimiser l’outil et/ou la prestation de services.

Base juridique du traitement

Prestation de services

Si vous êtes vous-même client, le traitement de vos données personnelles a pour seul but de nous permettre de fournir nos services et d’exécuter notre contrat avec vous. Sans ce traitement, nos services ne peuvent pas être fournis. La base juridique de ce traitement est la conclusion ou l’exécution de notre contrat.

Si vous êtes une personne de contact ou un utilisateur de l’outil au nom de notre client (potentiel) et que vos données ont été fournies par le client, nous traitons vos données sur la base de l’intérêt légitime d’Airobot et du client à organiser les services et à exécuter le contrat. Compte tenu de l’utilisation limitée de vos données, nous estimons que vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne l’emportent pas sur ces intérêts. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez consulter la section « Vos droits concernant le traitement des données à caractère personnel » ci-dessous.

Marketing direct

Lorsque nous avons déjà obtenu vos données dans le cadre de la vente de nos propres services, nous traitons ces données à caractère personnel à des fins de marketing direct sur la base de notre intérêt légitime à proposer des produits Airobot similaires.

Si ce n’est pas le cas, nous vous demandons votre consentement explicite pour traiter vos données personnelles afin d’envoyer des communications de marketing direct contenant des informations sur nos services. Votre consentement est demandé au moment où nous recevons vos données personnelles. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment par courrier électronique à l’adresse contact@airobot.eu.

Répondre à votre demande de contact

Si vous nous contactez par le biais d’un formulaire de contact sur notre site web, cela donne également lieu à un traitement. Ce traitement est fondé sur notre (et votre) intérêt légitime, dans le seul but de traiter votre demande d’information et d’y donner suite.

Compte tenu de votre initiative de soumettre la demande via le formulaire de contact (dont nous supposons que vous attendez une réponse) et de l’utilisation limitée de vos coordonnées pour y répondre, nous estimons que vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne l’emportent pas sur ces intérêts. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez consulter la section « Vos droits concernant le traitement des données à caractère personnel » ci-dessous.

Gestion des achats et des fournisseurs

Si vous êtes un fournisseur, nous traitons vos données à caractère personnel uniquement pour permettre notre coopération, gérer notre relation avec le fournisseur et conclure et exécuter le contrat avec vous. Sans ce traitement, nous ne pouvons pas utiliser vos biens ou services. La base juridique de ce traitement est la conclusion ou l’exécution de notre accord.

Si vous êtes une personne de contact d’un fournisseur (potentiel) et que vos données ont été fournies par votre organisation, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de l’intérêt légitime d’Airobot et du fournisseur à gérer la coopération. Compte tenu de l’utilisation limitée de vos données, nous estimons que vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne l’emportent pas sur ces intérêts. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez consulter la section « Vos droits concernant le traitement des données à caractère personnel » ci-dessous.

Obligations légales

Nous traitons également vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour respecter les obligations légales liées à l’exécution de notre accord (obligations comptables, fiscales ou après-vente).

Optimisation de l’outil et/ou de la prestation de services

Ce traitement des données des utilisateurs est basé sur notre (et votre) intérêt légitime à améliorer continuellement nos produits et services. Compte tenu de l’utilisation limitée des données des utilisateurs, nous estimons que vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne l’emportent pas sur ces intérêts. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez consulter la section « Vos droits concernant le traitement des données à caractère personnel » ci-dessous.

LES DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES ET LA NÉCESSITÉ DE FOURNIR CES DONNÉES

Pour les clients (potentiels) et leurs personnes de contact

• Nom de la personne de contact * (1)(2)
• Position * (1)(2)
• Numéro de téléphone et/ou de portable * (1)(2)
• Adresse professionnelle * (1)
• Coordonnées de l’entreprise * (1)(2)
• Entité et forme juridique de l’entreprise * (1)(2)
• Numéro de TVA * (1)
• Données financières * (1)
• Nom d’utilisateur/mot de passe (1)
• Informations relatives aux contrats (1)
• Le cas échéant : plaintes des clients et détails des plaintes (1)

Les données personnelles marquées (1) sont traitées à des fins commerciales. Les données personnelles marquées (2) sont traitées à des fins de marketing direct. Les données personnelles marquées d’un * doivent être fournies si le client souhaite entrer dans une relation de vente. La communication des autres données personnelles est entièrement volontaire.

Catégories de destinataires et outils utilisés

Dans le cadre de nos activités, Airobot peut faire appel aux catégories suivantes de prestataires de services et d’outils, agissant en tant que sous-traitants au sens du GDPR et agissant uniquement sur nos instructions :

Infrastructure informatique et informatique en nuage

• Hébergement et plateformes en nuage (pour le stockage, le traitement et la sauvegarde des données)

• Centres de données dans l’Espace économique européen

  (par exemple, les fournisseurs d’hébergement en nuage et les fournisseurs d’infrastructure gérée)

Fournisseurs de logiciels et de SaaS

• Outils de CRM et de gestion de la clientèle

• Systèmes de projet et de billetterie

• Logiciel de communication interne et de collaboration

• Outils d’analyse et de surveillance pour la détection des performances et des erreurs

  Ces outils sont utilisés pour organiser et améliorer efficacement nos services.

Site web et outils de marketing

• Hébergement de sites web
• Outils d’automatisation du courrier électronique et du marketing
• Outils d’analyse et de statistiques (par exemple, statistiques sur les visiteurs et analyse de l’utilisation)
• Outils de gestion des cookies et du consentement

Prestataires de services financiers et administratifs

• Comptables
• Prestataires de services de paiement
• Systèmes de facturation et de gestion des abonnements

Conseillers professionnels

• Conseillers juridiques
• Comptables
• Auditeurs

Ces parties n’ont accès aux données à caractère personnel que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs tâches. Nous concluons des accords de traitement des données avec tous les sous-traitants conformément au GDPR. Ces données personnelles sont traitées dans le but d’exécuter l’accord avec le client et d’optimiser l’outil et la prestation de services.

Traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la prestation de services

Dans le cadre de la fourniture et de l’optimisation de l’outil, les données personnelles des utilisateurs peuvent être traitées par des prestataires de services externes qui fournissent une assistance technique :

• l’hébergement et la mise à disposition de l’outil ;
• le traitement et le stockage de cartes, de nuages de points et d’autres contenus d’utilisateurs ;
• la sécurisation, la surveillance et la maintenance de l’infrastructure ;
• analyser l’utilisation et les performances afin d’améliorer l’outil.

Ces activités de traitement sont nécessaires au bon fonctionnement de l’outil et à la fourniture des services convenus à nos clients.

Pour les visiteurs du site web qui remplissent le formulaire de contact

• Coordonnées (nom, adresse électronique, numéro de téléphone) *
• Poste *
• Nom de l’entreprise
• Données saisies sur la page de contact *
• Réponse à la demande

La fourniture de ces données est entièrement volontaire. Les données personnelles marquées d’un * doivent être fournies pour soumettre un formulaire de contact. Les données sont traitées uniquement dans le but de traiter correctement votre demande.

Pour les fournisseurs (potentiels) et leurs personnes de contact

• Nom de la personne de contact * (1)
• Position * (1)
• Numéro de téléphone et/ou de portable * (1)
• Adresse professionnelle * (1)
• Coordonnées de l’entreprise * (1)
• Entité et forme juridique de l’entreprise * (1)
• Numéro d’entreprise * (1)
• Numéro de TVA * (1)
• Données financières * (1)
• Informations relatives aux contrats (1)
• Le cas échéant : plaintes des fournisseurs et détails des plaintes (1)

Les données à caractère personnel marquées (1) sont traitées à des fins d’achat. Les données à caractère personnel marquées d’un * doivent être fournies si le fournisseur souhaite nouer une relation commerciale. La fourniture d’autres données personnelles est entièrement volontaire.

DURÉE DU TRAITEMENT ET PÉRIODE DE CONSERVATION

Pour les clients (potentiels), les fournisseurs (potentiels) et leurs personnes de contact

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la gestion active du dossier ou, après la fin de la coopération, pendant un an ou aussi longtemps que la loi l’exige.

Les données à caractère personnel traitées sur la base de votre consentement ou de notre intérêt légitime sont traitées jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement ou que vous vous opposiez au traitement.

Pour les utilisateurs de l’outil

Nous pouvons, sans y être obligés, traiter vos données conformément aux conditions d’utilisation afin d’améliorer notre outil et notre prestation de services. Airobot peut (sans y être obligé) conserver les cartes traitées et les nuages de points créés dans l’outil avec le compte d’utilisateur associé pendant deux ans après la création (« stockage à froid »), même si la période de stockage supplémentaire décrite dans la partie II ci-dessous a expiré, dans le but d’accroître l’attrait de ses services pour les clients qui reviennent et d’améliorer l’outil et la fourniture de services. Deux ans après la création, et à condition que la période de conservation supplémentaire décrite dans la partie II ait expiré, les données pertinentes seront automatiquement supprimées.

Pour les visiteurs du site web qui remplissent le formulaire de contact

Nous traitons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour traiter votre demande et y donner suite. Les données ne sont pas conservées par la suite, à moins qu’elles ne soient traitées dans le cadre d’une autre finalité de traitement telle que décrite dans la présente politique de confidentialité.

DESTINATAIRES ET TRANSFERT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Sauf dans les cas décrits ci-dessous, Airobot ne divulguera ni ne transférera en principe vos données à caractère personnel à des tiers, à des pays tiers ou à des organisations internationales, à moins que vous n’ayez donné votre consentement préalable et explicite.

Il est possible que nos sous-traitants aient accès à vos données à caractère personnel, y compris, mais sans s’y limiter : Les fournisseurs de services informatiques et d’hébergement, les comptables, les agences de marketing, les services RH, les outils de vente et de marketing, et les fournisseurs de logiciels qui aident Airobot à gérer notre site web, l’Outil, nos systèmes d’information, et notre activité en général. Ces transferts sont soumis à des obligations de confidentialité et à un traitement conforme à nos instructions et à la législation applicable. Airobot ne transférera pas de données à caractère personnel à des sous-traitants situés en dehors de l’EEE, à moins que des garanties appropriées ne soient mises en place conformément au GDPR.

Nous pouvons également divulguer des données à caractère personnel si nous estimons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour nous conformer à la législation applicable ou pour défendre ou protéger nos droits et/ou ceux de nos clients, que ce soit ou non dans le cadre d’une procédure judiciaire.

VOS DROITS CONCERNANT LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

En ce qui concerne les données personnelles traitées par Airobot, vous disposez des droits légaux suivants :

• le droit à l’information et à l’accès ;
• droit de rectification ;
• le droit à l’effacement et/ou à la limitation du traitement ;
• le droit à la portabilité des données ;
• droit d’opposition lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime d’Airobot ;
• le droit de retirer votre consentement, sans que cela n’affecte la légalité du traitement avant le retrait.

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à l’adresse contact@airobot.eu. Nous traiterons votre demande dans un délai d’un mois. Si nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, nous vous en informerons. Si nous ne sommes pas en mesure de vous identifier correctement, nous pouvons vous demander une preuve d’identité.

Pour toute question ou commentaire concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse contact@airobot.eu.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données

Rue Drukpers 35, 1000 Bruxelles

Tel : +32 (0)2 274 48 00

Courriel : contact@apd-gba.be

URL : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

PARTIE II : AIROBOT EN TANT QUE SOUS-TRAITANT (POLITIQUE DE TRAITEMENT)

INTRODUCTION

Les activités de traitement décrites ci-dessous concernent les cas où Airobot agit en tant que sous-traitant. Lorsqu’il utilise l’outil, le client prend l’initiative du traitement et détermine les finalités et les moyens du traitement de ses données à caractère personnel.

En tant que responsable du traitement, le client est tenu de respecter toutes les obligations légales associées à ce rôle, en particulier l’obligation d’informer les personnes concernées des finalités du traitement.

BASE JURIDIQUE ET FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES DES CLIENTS

Finalités du traitement

Airobot traite des données à caractère personnel pour le compte de son client conformément aux finalités déterminées par ce dernier. Ces finalités concernent le traitement, l’analyse et le partage des données collectées par les drones pour les activités commerciales du client.

Dans ce contexte, Airobot effectue les activités de traitement suivantes :

• l’authentification à (certaines parties de) l’outil ;
• le traitement technique nécessaire à la fourniture du service ;
• soutien en cas d’incident ;
• l’amélioration de la sécurité.

Base juridique du traitement

Airobot traite les données à caractère personnel uniquement conformément aux instructions du client et aux objectifs convenus.

DONNÉES PERSONNELLES DU CLIENT DONT LE TRAITEMENT EST PRÉVU

• Nom
• Adresse électronique
• Nom d’utilisateur/mot de passe
• Données du journal
• Données spécifiques au client : toutes les données à caractère personnel gérées par le client dans l’outil.
• le contenu de l’utilisateur, y compris les messages, les commentaires, les vidéos, les cartes, les modèles, les dossiers, les données, les textes, les photos, les images et les données collectées par un drone ou un appareil, y compris les cartes et les nuages de points
• la localisation et les données géospatiales (par exemple, les coordonnées GPS) ;
• les images et le matériel vidéo ;
• les métadonnées techniques relatives aux ensembles de données (par exemple, l’heure de la capture, l’altitude, les données du capteur) ;
• les informations d’identification des objets dans la mesure où elles peuvent être rattachées à des personnes physiques ;
• les données d’enregistrement et d’audit relatives à l’utilisation de l’outil.

Ces données personnelles peuvent concerner les catégories suivantes de personnes concernées :

• le client et ses employés ;
• les utilisateurs de l’outil au nom du client ;
• les clients du client ;
• les tiers apparaissant dans les données collectées par le client (par exemple, les personnes visibles sur des images, des cartes ou des modèles) ;
• les visiteurs ou les utilisateurs des lieux où les données sont collectées ;
• les personnes physiques indirectement identifiables par le biais de données de localisation ou contextuelles.

DURÉE DU TRAITEMENT ET PÉRIODE DE CONSERVATION

Nous conservons les données à caractère personnel des clients conformément à l’abonnement du client à notre prestation de services. Après la fin d’un essai gratuit d’un mois (« Service de base ») ou après l’expiration ou la résiliation d’un abonnement payant, les données du client, y compris toutes les cartes traitées et les nuages de points créés dans l’outil avec le compte d’utilisateur associé, peuvent être supprimées :

• 30 jours après la fin du service de base ou d’un abonnement mensuel payant ; ou
• un an après la fin d’un abonnement annuel payant.

Si le client renouvelle son abonnement pendant cette période de stockage supplémentaire, les données ne seront pas supprimées et l’utilisateur en conservera l’accès.

Comme expliqué dans la partie I, Airobot peut également traiter des données en tant que responsable du traitement dans le but d’améliorer l’outil et la fourniture de services, y compris en conservant les cartes et les nuages de points traités jusqu’à deux ans après leur création (« stockage à froid »), même après l’expiration de la période de stockage supplémentaire. Après deux ans et à condition que la période de stockage supplémentaire ait expiré, les données seront automatiquement supprimées.

SOUS-PROCESSEURS

Le client autorise Airobot à faire appel à des sous-traitants secondaires aux fins décrites dans la présente politique. Le client approuve les sous-traitants suivants :

Sous-processeur	Pays	Services	Accès aux données personnelles
Plate-forme Google Cloud	UE (EEE)	Hébergement, stockage, sauvegardes des données clients	Oui
Google Analytics	ÉTATS-UNIS / UNION EUROPÉENNE	Analyse du site web et statistiques	Limité
Service d’envoi de courriels transactionnels	UE	Courriels de système et de service	Limité
Système d’assistance et de billetterie	UE	Support client	Limité

Ces sous-traitants secondaires sont liés par des obligations au moins équivalentes à celles d’Airobot. Airobot informera le client de toute modification envisagée concernant les sous-traitants secondaires, en lui permettant de s’y opposer.

DESTINATAIRES ET TRANSFERT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Airobot ne transférera pas les données personnelles des clients à des sous-traitants situés en dehors de l’EEE, à moins que des garanties appropriées ne soient mises en place conformément au GDPR et sous réserve des dispositions relatives aux changements de sous-traitants décrites ci-dessus.

DROITS CONCERNANT LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES DES CLIENTS

Airobot s’engage à assister le client, en tenant compte de la nature du traitement, en ce qui concerne les aspects suivants

• se conformer aux obligations du GDPR, telles que répondre aux demandes des personnes concernées en vertu du chapitre III du GDPR ;
• effectuer une évaluation de l’impact sur la protection des données, le cas échéant.

Si le client a besoin d’assistance, il doit en informer Airobot immédiatement par courriel et par téléphone.

LES MESURES DE SÉCURITÉ TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Airobot s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles des clients et à les mettre à jour régulièrement, y compris :

• le contrôle d’accès basé sur les rôles ;
• le cryptage des données en transit et, le cas échéant, au repos ;
• l’enregistrement et la surveillance du système ;
• des sauvegardes régulières ;
• authentification sécurisée (par exemple, mots de passe forts, MFA si possible) ;
• des évaluations périodiques de la sécurité ;
• la sensibilisation du personnel et les obligations de confidentialité.

NOTIFICATION DE VIOLATION DE DONNÉES

Airobot le fera :

• surveiller les incidents de sécurité concernant les données personnelles des clients ;
• détecter les violations de données ;
• signaler les violations de la sécurité dans les plus brefs délais.

En cas de violation de données, Airobot informera rapidement le client et fournira les informations pertinentes pour la notification aux autorités, dans la mesure du possible. Les registres d’incidents seront conservés pendant six (6) mois.

CLAUSE DE CONFIDENTIALITÉ

Airobot traitera les données personnelles traitées pour les besoins du client de manière confidentielle et ne divulguera pas ces données à des tiers sans l’accord écrit préalable du client. Airobot veille à ce que les employés et les sous-traitants impliqués soient liés par des obligations de confidentialité.

AUDITS

Le client a le droit de contrôler le respect par Airobot de la présente politique de traitement pendant les heures normales de bureau, à condition qu’Airobot en soit informé au moins un mois à l’avance. Les frais d’audit sont à la charge du client, à moins que des manquements graves ne soient constatés.

CONTACT POUR LA PROTECTION DES DONNÉES

Nom : Cédric Cops

Tél : +32 471 42 8889

Courriel : cedric@airobot.eu